Musterbriefe und Vorlagen

Muster Vorlagen Beispiel Anleitung: Geschäftliche E-Mail-Signatur - Pflichtangaben über das Unternehmen

Seit Anfang 2007 gilt das EHUG, das „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“. Es gilt verpflichtend in elektronischer Post Pflichtangaben über das Unternehmen einzufügen. Zu kurze oder unvollständige Signaturen werden mit Zwangsgeldern geahndet, sofern eine Abmahnung eines Anwaltes erfolgt.

Was gehört zur Publizitätspflicht?
Verpflichten sind die Handelsregisterangaben wie Registergericht, dessen Firmenname und Sitz, Abteilung, die Rechtsform sowie den vertretungsberechtigen Personen. Vertretungsberechtigt ist zum Beispiel der Geschäftsführer, Vorstand oder Prokuristen. Daneben sind Kontaktdaten wie E-Mail, Homepage, Telefon- und Faxnummern sinnvoll, aber nicht verpflichtend. Wichtig ist, dass die Daten in der E-Mail eingebunden sind, eine bloße Verlinkung auf ein Impressum einer Webseite ist nicht ausreichend.
Eine korrekte Signatur sollte demnach so aussehen:

Firmenname
Vollständige Adresse
Telefonnummer
Faxnummer
E-Mail
Webseite
Handelsregisterangabe
Geschäftsführung

Auf welche E-Mail trifft das EHUG zu? Es betrifft alle an Behörden, Geschäftspartner und Kunden adressierte E-Mails. Hierzu gehören auch Newsletter, da diese an ausgewählte Adressaten gerichtet sind. Befreit sind im Unternehmen interne E-Mails, sofern es sich nicht um eine Korrespondenz zwischen zwei Konzernunternehmen handelt.

Wer ist vom EHUG betroffen?
Handels- und Partnerschaftsgesellschaften, Einzelkaufleute sowie eingetragene Genossenschaften sind zur Einhaltung des EHUG verpflichtet. Freiberufler (selbstständige) sind vom Gesetz befreit, sofern keine Organisation in Partnerschaftsgesellschaften oder Ähnlichem existiert.
Es ist deshalb zu empfehlen die Angaben standardmäßig in der E-Mail Signatur zu aktivieren. Email Programm wie Thunderbird oder Outlook Express bieten einfache Lösungen ohne großen Aufwand. Programme wie der Corporate Mail Manager bieten darüber hinaus eine automatisierte Gestaltung von Signaturen an, was besonders in großen Unternehmen sinnvoll werden kann.

Der Gesetzesentwurf erleichtert seitdem die Einholung von Informationen über Geschäftspartner und regelt zudem die Zusammenlegung unterschiedlicher Datenbanken von Genossenschafts- und Handelsregistern unter unternehmensregister.de.

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